カテゴリー: FileMaker

ファイルメーカー

環境

  • FileMakerServer14
  • FilaMaker Pro14

システム内容

来日する各国のビジネスパーソンが日本で居住し働くために必要な、様々なサービスの提供における進捗管理・売上管理システム

経緯・問題点

  • 進捗管理と売上管理がバラバラになってしまっていた。
  • 所属が変わった同じビジネスパーソンの履歴を追うことができない。
  • 別管理のエクセルファイルが多く手間がかかっている。

結果

上記問題点を解決し、さらに、各種集計が出来るようになったことで、業務が効率化されたとともに、常に業務の状況が把握できるようになった。

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会社名(業種)

ベルギー観光局ワロン・ブリュッセル 様

環境

  • iPad
  • FilaMaker Go

システム内容

FileMaler Goで作成した ニュースレター登録システム

経緯・問題点

WEBサイト上でのニュースレター登録システムはあるものの、イベント会場等でのメールニュースの登録は、紙ベースで行われておりました。
イベント終了後、データベースへのメールアドレスの登録をスタッフが手入力で行う手間を省略できないかとのご相談を受け、 iPad でのニュースレター登録システムをご提案いたしました。

結果

インターネット環境のない場所に於いても「オフライン」で登録ができる、シンプルなニュースレター登録システムを実現いたしました。
FileMaker Goで実現させたことで、現場で入力していただいたメールアドレスを簡単にデータベースにインポートできるようになり、業務効率が大幅に解消されました。

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システム名

「Kogakusha Project Management System (KGS_PMS)」

会社名(業種)

有限会社考学舎(教育/ICT) 舎内利用 

環境

  • FilaMakerServer9
  • FileMakerPro9
  • Windows
  • 8ユーザー

システム内容

顧客・外注・プロジェクト・案件・発注を統括的に管理するシステムです。
顧客担当者や外注担当者のラベル印刷、案件毎での見積書・納品書・請求書の作成、発注書の作成及び当発注の支払管理が可能
です。
また、プロジェクト毎の収支や、プロジェクト別・顧客別・担当者別の月別売上も閲覧できます。

経緯・問題点

当初、顧客管理をベースにした見積・請求の管理を行うシステムと作業日報システムを併用していましたが、入力が煩雑で、収支の
把握もできていませんでした。
そこで、プロジェクトをベースに案件・発注を関連付け、案件ごとに担当スタッフを登録することにより、見積・請求を担当スタッフが容易に行うことができるようにしました。
更に、スタッフが作業日報にて工数を入力する際に、工数ごとに案件を選択するようにすることで、プロジェクトごとの収支がひと目で分かるようにしました。

結果

運用が進むにつれ、利便性が向上したこともあって、当システムに対して様々な機能を要望する声がスタッフから上がり、その都度機能を拡張していきました。
現在では、スタッフごとの有給休暇取得状況や、給与の自動計算、給与明細の出力等の労務管理機能を併せ持つシステムに
なりました。
また、弊舎が提供しています簡単会計かんり「豚に真珠」と連携させ、請求時や給与支払時には、自動的に仕訳を作成することも可能になっています。
当システムは、簡単業務かんり「猫に真珠Standard」(要カスタマイズ版)として販売しており、株式会社グラムスリー様では、このシステムをご使用いただいております。

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システム名

「SYNAPSE」

会社名(業種)

結婚式場

環境

  • Windows
  • FileMakerPro7-10
  • 10-50ユーザー(店舗により異なる)

経緯・問題点

現在結婚式場のコンサルティングをされているP社様では、もともと社内で、自社営業店舗用に作成した顧客管理・見積管理システムがありました。
しかし、

  • 機能を追加したいが社内スキルとしてもう限界に達しており、必要な機能追加ができない。
  • 新たに導入された経理システム(SQLServer+VisualBasic)に、売上データを連携させたい。

というところでご依頼をいただきました。

システム内容

初来店から、挙式決定、挙式当日までのフォローおよび、見積・請求(含む分割請求)、そして月次・年次の売上・収支把握まで一貫して管理できるシステムです。
また同時に、いろいろな種類のラベルの出力や担当者個人用ToDo管理にいたるまで結婚式場で必要なあらゆる機能が整えられています。
その後の追加開発で、式場や控え室の予約管理。結婚式だけでなく、パーティ実施管理の機能も追加されました。

結果

現在このシステムは全国100を超える結婚式場において利用されております。
P社様より独立された専門販売・コンサルティング会社であるM社様とのパートナーシップにより弊社ではさまざまな式場への導入を支援、各種ホテル経理システムへの売上データ提供の機能も整備されています。

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システム名

Heat

会社名(業種)

国際教育交換協議会日本代表部(CIEE)

環境

  • OS
  • FileMaker
  • 約50ユーザー

経緯・問題点

CIEE様では、以前よりFileMakerで作成されたデータベースを活用されていましたが、以下のような課題を抱えていました。

  • 部署・業務ごとにデータベースが作成されており、それらの間でデータの共有が行われていなかった。
  • 一部の部署でAccessベースのシステムが稼動していたが、その完成度が低くExcelによる台帳との併用を余儀なくされていた。
  • 上記のようにシステムが分散していること、また数年前から業務フローの最適化に努めてきた結果、かえって作業が個人ベースで行われることとなり、部署内や部署間の連携に支障をきたしていた。

そこで、弊舎からは、

  • FileMakerのデータベースの全面的な刷新を行い、マスタ等の統合を行う。
  • AccessベースのシステムをFileMaker化し、上記のシステムに統合する。
  • 新規にスケジュールの管理機能を追加し、システム上での情報共有を可能にする。
  • システムの変更と平行してコミュニケーショントレーニングを行い、スタッフ間のコミュニケーションを円滑にする。

という提案をさせていただきました。
考学舎のコミュニケーショントレーニングについては、こちらも参考になさってください。

システム内容

完成したシステムの概要は以下の通りです。

  • 旧FileMakerデータベースで各所に散在していた個人データ・団体データをそれぞれ一つのマスタに統合
  • スケジュール管理機能を新規で作成。また、今までメールベースで行われていた日報作成をスケジュール管理と連携
  • CIEE様のメイン業務である国際交流事業とTOEFL-ITP事業について、旧FileMakerデータベースの統合やAccessからのコンバージョン、新規開発を行って一つのFileMakerのシステムに統合

結果

CIEE様のシステム導入では、一部の機能を除いてはビッグバン的に導入を行ったこともあり、導入当初は、当初の意図にそぐわない部分が同時発生的に複数出るなどの対応に追われることもありましたが、少しずつ修正・改良を加えて現在では特に大きなトラブルもなく安定稼動しています。開発に平行して、全てスタッフの皆様から業務についてヒアリングを行いながら作成したこともあり、各スタッフの皆様の要望について出来るだけ配慮したシステム作りが出来たと思いますし、担当者の方からもそういった声を頂くことができました。

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システム名

「The rough estimate (OVAL_RES)」

会社名(業種)

株式会社オーバル(PR/デザイン) http://www.oval-jp.com/

環境

  • Windows/Mac
  • FileMakerPro9
  • 6ユーザー

経緯・問題点

株式会社オーバル様ではもともとFileMakerPro5で作成したシステムを使用されていました。プロジェクト・見積・発注の全てを1レコードで管理するこのシステムは、1ファイルで構成されているシステムでした。そのため1プロジェクトにつき作成できる見積は1つで、その見積を都度変更して使用していたため、見積の履歴は残せませんでした。更に見積の項目は繰り返しフィールドだったので、規定以上の項目行が作成できない状態であり、プロジェクトに関連する発注・経費も繰り返しフィールドで管理していたため、柔軟性がなく、過去の発注内容との比較が大変難しいという問題がありました。また、顧客情報と外注情報はプロジェクトとの関連はなく別管理されていて、加えて1ファイルに双方のデータが混在していました。

システム内容

顧客・外注・プロジェクト・経費を統括的に管理するシステムを作成しました。
また、顧客担当者や外注担当者のラベル印刷、プロジェクト毎での見積書・納品書・請求書の作成、発注書の作成及び当発注の支払管理、経費の精算管理も可能になりました。

結果

新システム導入により、プロジェクトを総括的に管理できるようになり、業務がスムーズになりました。また、当システム導入によって業務フローが明確になったため、以前は決まった方だけがシステムへの入力をされていましたが、現在ではプロジェクトの担当者が必要な情報を自由に入力できるようになりました。

弊舎では、株式会社オーバル様のご了承をいただき、当システムを簡単業務かんり「猫に真珠Light」として販売しております。

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